Cấn Trừ Công Nợ Là Gì?

Trong khối ngành kế toán, kinh tế có rất nhiều những thuật ngữ chuyên ngành. Việc hạch toán các khoản tạm ứng hay các phát sinh trong giao dịch mua bán đòi hỏi kế toán viên thực hiện cấn trừ công nợ. Vậy cụ thể “bù trừ/cấn trừ công nợ là gì?”. Đâu là cách hạch toán bù trừ công nợ chính xác? Trong quá trình đối chiếu, đối trừ công nợ cần lưu ý những vấn đề gì? Hãy để dichvuluat.vn giải đáp giúp bạn những thắc mắc này nhé!

Bù trừ công nợ là gì?

Bù trừ/cấn trừ công nợ là gì? Đây là giao dịch, hoạt động mua bán, cung cấp dịch vụ, hàng hóa giữa hai đơn vị với nhau. Lúc này họ sẽ vừa đóng vai trò là người mua lại vừa là người bán. Nếu trong quá trình làm việc với nhau có những phát sinh giao dịch, hai bên phải tạo biên bản bù trừ công nợ.

Cấn trừ công nợ là gì?

Khi một người vừa là khách hàng lại vừa là bên cung cấp sản phẩm, hiểu cách khác họ sẽ là người có cả công nợ phải thu và phải trả. Để bù trừ công nợ, nhân viên kế toán cần phải:

• Xác định những loại chứng từ công nợ của đối tượng (thu và trả).
• Tiến hành bù trừ giữa những công nợ cần phải thu và trả.
• Cập nhật những công việc cấn trừ công nợ vào sổ theo dõi (thông thường mỗi đối tượng sẽ có một sổ theo dõi khác nhau)

Mỗi tháng, những đơn vị thành viên cần tiến hành làm “biên bản đối chiếu công nợ”. Trong đó sẽ bao gồm: số dư đầu kỳ, những phát sinh có trong tháng, tổng tiền trong tháng. Lúc này, kế toán sẽ cần kiểm tra lại toàn bộ những hóa đơn mua hàng của tất cả những đơn vị thành viên cần đối chiếu công nợ.

Nếu có phát hiện sai sót cần đối chiếu lại để tìm rõ nguyên nhân

Nếu có phát hiện sai sót giữa 2 bên, kế toán sẽ cần đối chiếu lại một lần nữa với bên thành viên nhằm tìm rõ nguyên nhân. Ví dụ cụ thể, nếu đây là lỗi đến từ bên B liên quan về số lượng, lúc này bên A được quyền hủy biên bản đối chiếu công nợ. Bên B sẽ phải xác nhận lại và tiến hành làm lại bản đối chiếu. 

Các chứng từ cần có khi bù trừ công nợ

Khi tiến hành cấn trừ công nợ, cần có đầy đủ những loại chứng từ cần thiết theo đúng quy định. Vậy những loại chứng từ cần có khi cấn trừ công nợ là gì? 

• Hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (tại điều khoản hợp đồng phải ghi rõ, cụ thể về hình thức thanh toán bù trừ công nợ).
• Chứng từ/biên bản giao hàng, xuất kho
• VAT (hóa đơn giá trị gia tăng)
• Chứng từ/biên bản đối chiếu công nợ của cả 2 bên
• Chứng từ/biên bản bù trừ công nợ (đã được 2 bên xác nhận rõ ràng)
• Chứng từ/biên lai thanh toán (phiếu chi, phiếu thu nếu xảy ra chênh lệch ít hơn 20 triệu và giấy báo nợ nếu chênh lệch là trên 20 triệu đồng).

Cách hạch toán bù trừ công nợ

Vậy cách hạch toán cấn trừ công nợ như thế nào là chính xác? Căn cứ vào hóa đơn đã được đối chiếu giữa hai bên cho các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ ta có thể tiến hành hạch toán như sau:

Cách hạch toán cấn trừ công nợ

Lưu ý khi đối chiếu, đối trừ công nợ

Khi đối chiếu, đối trừ công nợ cần hết sức chú ý những điều sau để đảm bảo độ chính xác trong quá trình làm việc.

Lưu ý đối chiếu công nợ

• Đối chiếu công nợ sẽ được thực hiện khi một bên đã xong nghĩa vụ quy định trong hợp đồng. Và bên kia chưa thanh toán.
• Tất cả sổ sách, hóa đơn, chứng từ cần được kiểm tra, hạch toán một cách chính xác. Việc này sẽ tránh sai sót gây thất thu tiền.
• Đối chiếu công nợ sẽ được thực hiện một cách khái quát cho những số tiền chi trong toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng.
• Số hợp đồng, hóa đơn, công nợ, tiền bao gồm cả thanh toán và chưa thanh toán đều phải được giải trình cụ thể, chi tiết. Trong quá trình đó cần có những tài liệu đi kèm để chứng minh và đối chứng.
• Khi kết luận cần cả 2 bên ký và xác nhận.

Mọi chứng từ đều cần xác nhận của cả hai bên

Lưu ý đối trừ công nợ

• Đối trừ công nợ diễn ra khi cả hai bên (mua và bán) đều bỏ tiền ra để làm hợp đồng. Tuy nhiên, quyết toán chưa được thực hiện do cần xác định bù trừ cho bên còn lại. Việc này giúp đảm bảo quyền lợi cho cả 2 bên.
• Công nợ sẽ được diễn giải tại số dư đầu kỳ. Trong đó sẽ có 3 loại số dư bao gồm: số tăng, số giảm và số dư cuối kỳ.

• Công nợ phát sinh tăng sẽ cần đính kèm theo hóa đơn/ biên bản giao nhận. Việc này nhằm chứng minh bên kia đã chi tiền nhằm đảm bảo về việc thực hiện hợp đồng.
• Công nợ phát sinh giảm chính là tiền được chiết khấu thanh toán so với tổng số tiền thanh toán.

• Trong quá trình đối trừ công nợ, chỉ được tiến hành bù trừ công nợ cho cùng một đối tượng.

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ mà dichvuluat.vn liên quan đến khái niệm”cấn trừ công nợ là gì?”, cách hạch toán bù trừ công nợ. Hy vọng bài viết này đã giúp ích cho bạn trong quá trình tìm hiểu những công việc của kế toán viên nói chung. nếu còn thắc mắc gì bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm trực tiếp tại dichvuluat.vn.