Chứng Từ Ghi Sổ Là Gì?

Chứng từ ghi sổ là một khái niệm vô cùng quan trọng, đặc biệt đối với công tác kế toán. Liên quan đến chứng từ ghi sổ là những nghiệp vụ khá phức tạp, đòi hỏi sự hiểu biết về thuế và kế toán. Vậy bạn đã thực sự hiểu rõ về chứng từ ghi sổ là gì? Chứng từ ghi sổ có những đặc điểm như thế nào? Trong quá trình làm việc với chứng từ ghi sổ cần lưu ý những điều gì? Hãy để dichvuluat.vn giải đáp mọi thắc mắc trong bài viết dưới đây nhé!

Chứng từ ghi sổ là gì?

Chứng từ ghi sổ là gì?

Chứng từ ghi sổ là gì? Đây là một tập hợp bao gồm các loại chứng từ khác nhau nhằm thể hiện những số liệu liên quan tới chứng từ gốc. Sổ sẽ được ghi đầy đủ các nội dung khác nhau dựa theo từng sự việc. Nhân viên kế toán sẽ dựa vào việc tổng hợp các chứng từ, sau đó lập thành chứng từ ghi sổ. 

Tuy nhiên, nếu không thể dựa vào chứng từ thì kế toán viên có thể lấy dữ liệu từ bảng tổng hợp để lập nên chứng từ ghi sổ. Bảng tổng hợp đó sẽ phải có cùng nội dung kinh tế và cùng loại.

Chứng từ ghi sổ mang nhiều chức năng quan trọng hơn khi chúng vừa được sử dụng để lập một chứng từ, đôi khi có thể dùng để lập cho nhiều bản chứng từ gốc. Nếu sử dụng để lập cho nhiều chứng từ gốc thì mọi loại chứng từ đều cần phải thống nhất một nội dung (từ những nghiệp vụ phát sinh cho đến các nghiệp vụ đã hoàn thành).

Mọi loại chứng từ đều cần phải thống nhất một nội dung

Ý nghĩa của chứng từ ghi sổ

Thực chất, trong ngành kế toán đã có chứng từ. Tuy nhiên doanh nghiệp vẫn sẽ yêu cầu kế toán viên lập chứng từ ghi sổ. Lý do là chứng từ ghi sổ có ý nghĩa nhất định trong quá trình hoạt động và làm việc. Những giá trị mà chứng từ ghi sổ mang lại sẽ được tóm gọn trong 3 điều dưới đây:

• Giúp kế toán trưởng trong doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và quản lý các chứng từ kế toán.
• Giúp các cán bộ quản lý tài chính. cán bộ thuế theo dõi chứng từ thuận tiện hơn nhờ vào trình tự sắp xếp rõ ràng, có nguyên tắc và chủ đề cụ thể. Để từ đó việc theo dõi những nghiệp vụ kế toán được tiến hành khoa học và thống nhất hơn.
• Chứng từ ghi sổ giúp việc đối chiếu dữ liệu của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng số liệu tổng và phát sinh trở nên đơn giản hơn.

Tóm lại, có thể hiểu rằng, thông qua chứng từ ghi sổ có thể giúp các nhà quản lý dễ nắm bắt thông tin, dữ liệu phản ánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp đang diễn ra như thế nào.

Đặc điểm của chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ có những đặc điểm nổi bật sau:

• Đây là cơ sở dữ liệu trực tiếp để tiến hành ghi sổ sách kế toán.
• Ghi chứng từ sẽ dựa theo tính tổng hợp về mặt thời gian có ghi trên sổ đăng ký chứng từ.
• Nội dung được trình bày trong chứng từ ghi sổ phải khớp nội dung như trong sổ cái.
• Chứng từ ghi sổ sẽ thường được áp dụng cho những doanh nghiệp có quy mô từ vừa đến lớn. Doanh nghiệp có nhiều nhân lực tham gia vào hoạt động của kế toán. Doanh nghiệp cần hạch toán nhiều tài khoản kế toán.

Chứng từ ghi sổ là cơ sở dữ liệu trực tiếp để tiến hành ghi sổ sách kế toán

Những lưu ý khi lập chứng từ ghi sổ

Khi lập chứng từ ghi sổ kế toán cần chú ý những điều sau để việc kiểm soát được dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn.

Trình tự ghi chứng từ

Thời gian được ghi trên chứng từ ghi sổ phải thể hiện một cách rõ ràng trình tự thời gian xuyên suốt.

• Ghi dữ liệu theo ngày hoặc định kỳ: Kế toán viên cần dựa theo những loại chứng từ/bảng thống kê, để xem thời gian lập chứng từ diễn ra vào thời gian cụ thể nào (ngày/tháng/năm). Dựa theo chính mốc thời gian đó để ghi chép chứng từ ghi sổ vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau cùng là ghi vào Sổ Cái.
• Ghi theo tháng: Vào thời điểm cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành khóa sổ. Tổng số tiền chi tiêu trong tháng bao gồm tiền phát sinh, tiền hoàn thành công việc. Từ đó, lập bảng cân đối tài khoản.

Đối chiếu mọi số liệu tại Sổ Cái và Bảng tổng hợp được sử dụng để lập Báo cáo tài chính sẽ lập được các chứng từ ghi sổ.

Nội dung trên chứng từ

Trên các chứng từ sẽ có những nội dung sau:

• Số hiệu riêng
• Thời gian lập chứng từ
• Số tiền, giá trị của chứng từ
• Phải cộng lũy kế tại vị trí cuối trang chứng từ để sau đó chuyển sang trang sau
• Đầu trang tiếp đó cần có số cộng của trang trước.

Bên cạnh đó, khi tạo chứng từ ghi sổ cần kiểm tra rõ số liệu được ghi trong tất cả các tài liệu liên quan. Việc này nhằm đảm bảo tổng số tiền phát sinh trong Sổ Cái và sổ Đăng ký là khớp.

Quy trình ghi chứng từ ghi sổ kế toán

Quy trình ghi chứng từ ghi sổ là gì? Quy trình ghi chứng từ ghi sổ sẽ được diễn ra như sau:

• Hàng ngày, kế toán sẽ phải căn cứ vào những chứng từ kế toán hoặc căn cứ vào bảng tổng hợp đã được kiểm duyệt để lập chứng từ ghi sổ. Tiếp đó, dựa vào chứng từ ghi sổ để tiến hành ghi vào đăng ký chứng từ ghi sổ, cuối cùng là ghi vào sổ Cái. Mọi chứng từ sau đó sẽ được ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
• Cuối tháng, kế toán chịu trách nghiệm sẽ khóa sổ và tính tổng tiền của mọi khoản chi tiêu, phát sinh trong một tháng trong sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Trong đó sẽ bao gồm đầy đủ những khoản sau: tổng tiền phát sinh nợ, tổng tiền phát sinh có, số dư của các khoản ghi trong sổ cái. Sau đó sẽ dựa vào sổ cái để lập nên Bảng cân đối phát sinh.
• Khi mọi dữ liệu đã được đối chiếu và kiểm tra là khớp, kế toán sẽ sử dụng mọi số liệu của sổ cái và bảng tổng hợp để lập Báo cáo tài chính.

Trình tự ghi chứng từ ghi sổ 

Đến cuối cùng phải đảm bảo:

• Tổng số phát sinh nợ và và có của các tài khoản trong Bảng cân đối phát sinh sẽ phải bằng nhau, bằng tổng số tiền phát sinh trong sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.
• Tổng số dư nợ và có trong bảng cân đối phải bằng nhau. Số dư của các khoản trong bảng cân đối phát sinh cần phải bằng với số dư trong bảng tổng hợp chi tiết.

Trên đây là những thông tin về chứng từ ghi sổ mà dichvuluat.vn muốn cung cấp cho bạn. Mong rằng thông qua bài viết này bạn sẽ hiểu rõ khái niệm chứng từ ghi sổ là gì? Cùng với đó là những lưu ý, quy trình ghi chứng từ ghi sổ.