Sổ Kế Toán Là Gì?

Kế toán là một công việc vô cùng cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Để quy trình kế toán diễn ra thuận lợi, ngoài sử dụng những phần mềm kế toán thì các kế toán doanh nghiệp cũng cần phải theo dõi các loại sổ sách, báo cáo. Vậy sổ kế toán là gì? Quy trình ghi sổ kế toán chính xác như thế nào? Bài viết này sẽ giải đáp những thắc mắc đó cho bạn. 

Sổ kế toán là gì?

Sổ kế toán là những tờ sổ được tạo theo những mẫu nhất định và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Đây là loại sổ dùng để ghi chép, lưu giữ lại các nghiệp vụ kinh tế sử dụng phương pháp kế toán dựa trên các cơ sở số liệu của chứng từ kế toán. Từ đó cung cấp đầy đủ thông tin cho việc quản lý và lãnh đạo các hoạt động kinh tế tài chính. 

Khái niệm sổ kế toán là gì? 

Các tổ chức, cá nhân lập sổ kế toán được gọi là đơn vị kế toán. Trong sổ kế toán cần phải nêu rõ họ tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày thành lập sổ, ngày khóa sổ, chữ ký của người tạo sổ và của kế toán trưởng, số trang, đóng dấu giáp lai. Sổ kế toán phải ghi kịp thời, đầy đủ các nội dung theo quy định pháp luật và đảm bảo tính liên tục từ lúc mở sổ đến khóa sổ. 

Phân loại sổ kế toán

Sau khi đã tìm hiểu về khái niệm sổ kế toán là gì, bạn cũng cần biết các loại sổ kế toán. Sổ kế toán có thể được chia theo nhiều cách thức khác nhau. 

Phân loại sổ kế toán bằng cách ghi chép trên sổ kế toán:

• Sổ ghi chép theo trình tự thời gian: Là loại sổ dùng để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế theo một trình tự thời gian phát sinh các hoạt động đó, bao gồm: nhật ký chung và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
• Sổ ghi chép theo hệ thống: Là loại sổ kế toán được dùng để ghi chép và hệ thống hóa các hoạt động kinh tế phát sinh theo từng tài khoản kế toán. Có hai loại sổ chính là sổ cái và sổ chi tiết. 
• Sổ liên hợp: Là loại sổ dùng ghi chép kết hợp tất cả các hoạt động kinh tế theo thứ tự thời gian và cả hệ thống hóa đối tượng kế toán theo nội dung kinh tế trên cùng một trang. Đó là loại sổ Nhật ký – Sổ cái

Phân loại sổ kế toán dựa vào cấu trúc mẫu sổ

Có rất nhiều cách để phân loại sổ kế toán

• Sổ kế toán kiểu một bên: Đây chính là loại sổ mà hai cột Nợ và Có của tài khoản được sắp xếp ở cùng một bên trên một trang sổ kế toán. 
• Sổ kế toán kiểu hai bên: Loại sổ này chia trang sổ thành hai bên. Phía bên trái phản ánh Nợ của tài khoản và phía bên phải phản ánh Có của tài khoản. 
• Sổ kế toán kiểu nhiều cột: Đây chính là loại sổ kế toán kết hợp phản ánh các hoạt động kinh tế phát sinh dưới dạng tổng hợp với theo dõi đối tượng kế toán về mặt chi tiết. Thế nên, số phát sinh Nợ và Có của tài khoản kế toán được chia làm nhiều cột
• Sổ kế toán kiểu bàn cờ: Đây chính là loại sổ được lập theo nguyên tắc kiểu bàn cờ. Thế nên, mỗi ô trong sổ kế toán sẽ là giao điểm của dòng và cột trong sổ kế toán. Sổ nhật ký chứng từ chính là mẫu điển hình của loại sổ này. 

Phân loại sổ kế toán dựa vào hình thức

• Sổ tờ rời: Là loại sổ kế toán mà trong đó các trang sổ được thiết kế riêng biệt để thuận tiện trong quá trình phân công công tác và ghi chép sổ kế toán. 
• Sổ đóng thành quyển: Trái ngược với sổ tờ rời, các trang sổ của loại sổ kế toán này được đóng thành quyển và có đánh số thứ tự cũng như đăng ký các trang sổ. Ở giữa các trang sổ cần phải đóng dấu giáp lai. Đây là loại sổ thường được sử dụng cho những đối tượng kế toán phát sinh thường xuyên

Nội dung của sổ kế toán

Nhiều người thắc mắc không biết sổ kế toán cần chứa những nội dung gì? Theo điều 24 của Luật kế toán 2015 quy định rõ sổ kế toán cần phải nêu rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày tháng năm ghi sổ; ngày tháng năm khóa sổ; chữ ký của người tạo sổ và của kế toán trưởng của đơn vị; số trang và đóng dấu giáp lai. Ngoài ra, trong sổ cũng phải có các nội dung chủ yếu, bao gồm:

Nội dung của sổ kế toán cần phải đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật

• Ngày tháng năm thành lập sổ
• Số hiệu và ngày tháng năm của chứng từ kế toán được sử dụng làm căn cứ lập ssor
• Tóm tắt nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
• Số tiền của tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào các tài khoản kế toán
• Số dư đầu kỳ và số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ

Vai trò của sổ kế toán

Vậy vai trò của sổ kế toán là gì? Sổ kế toán là loại sổ dùng để ghi chép và lưu trữ mọi nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh theo tình hình và trình tự thời gian của doanh nghiệp. Thông qua những ghi chép số liệu này, các doanh nghiệp có thể so sánh để tìm ra nguyên nhân và hướng giải quyết các vấn đề tài chính. 

Ghi chép sổ kế toán giúp các doanh nghiệp dễ dàng tổng hợp và so sánh tình hình hoạt động

Ngoài ra, sổ kế toán cũng chính là công cụ để tiến hành các công tác kế toán. Trong quá trình thu nhận và xử lý những thông tin về hoạt động kinh doanh, các chứng từ chỉ phản ánh những thông tin rời rạc của từng hoạt động kinh tế và chưa có tác dụng với việc quản lý tổng hợp. 

Chính vì thế, cần tổng hợp đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên mỗi chứng từ để có cái nhìn tổng quan về kết quả hoạt động cũng như tình hình sử dụng vốn của doanh nghiệp. Lập sổ kế toán được xem là bước trung gian để tập hợp các chứng từ gốc rời rạc và phản ánh đầy đủ các hoạt động. Từ đó phục vụ công tác tính toán và tổng hợp những chỉ tiêu kinh tế của toàn bộ quy trình sản xuất kinh doanh cho mỗi doanh nghiệp. 

Quy trình ghi sổ kế toán có mấy bước?

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC đã quy định rõ quy trình ghi chép sổ kế toán. Tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động cũng như yêu cầu quản lý mà các doanh nghiệp tự xây dựng hình thức ghi chép sổ kế toán phù hợp. Thế nhưng vẫn phải đảm bảo phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, kịp thời để dễ kiểm tra và đối chiếu. Vậy quy trình ghi sổ kế toán là gì?

Các kế toán doanh nghiệp cần phải biết chính xác quy trình ghi sổ kế toán

Bước 1: Mở sổ

Sổ kế toán cần phải được mở vào đầu kỳ của kế toán năm. Đối với những doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Kế toán trưởng và người đại diện trên pháp luật của công ty có trách nhiệm ký duyệt tất cả các sổ kế toán. Có thể đóng sổ thành dạng quyển hoặc để tờ rơi. Và các tờ sổ sau khi dung xong phải được lưu trữ

Bước 2: Ghi sổ

Việc ghi sổ kế toán cần phải dựa vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra để đảm bảo các quy định của pháp luật. Mọi số liệu được viết trên sổ bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp để chứng minh

Bước 3: Khóa sổ

Cuối mỗi kỳ kế toán phải khóa sổ trước khi lập các Báo cáo tài chính. Ngoài ra, trong một vài trường hợp cần kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật, các doanh nghiệp cũng cần khóa sổ kế toán. 

Bài viết này từ dichvuluat.vn đã cung cấp cho bạn tất cả những kiến thức cơ bản cần biết về sổ kế toán. Hy vọng rằng, bạn đã biết được sổ kế toán là gì, vai trò và những nội dung cần có khi lập sổ kế toán cũng như quy trình ghi sổ. Từ đó dễ dàng quản lý và kiểm kê các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.