Sổ Sách Kế Toán Là Gì?

Sổ sách kế toán là một trong những tài liệu quan trọng của mỗi doanh nghiệp hiện nay. Đây là biểu hiện vật chất của phương pháp tài khoản. Vậy sổ sách kế toán là gì và gồm những loại nào, ứng dụng cụ thể ra sao? Trong bài viết này, dichvuluat.vn sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc trên.

Khái niệm sổ sách kế toán là gì?

Sổ sách kế toán là gì?

Chắc hẳn trong mỗi chúng ta đều đã nghe đến cụm từ sổ sách kế toán, tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ khái niệm sổ sách kế toán là gì? Nếu được hỏi thì không nhiều người có thể định nghĩa chính xác cụm từ này. Sổ sách kế toán chính là sự biểu hiện vật chất cụ thể nhất của phương pháp tài khoản. Mọi ghi kép trên sổ sách kế toán đều thể hiện nguyên lý trong phương pháp ghi sổ kép. 

Đứng ở góc độ ứng dụng sổ sách kế toán trong công tác kế toán thì sổ sách kế toán cũng được hiểu là phương tiện vật chất cơ bản và cần thiết giúp người làm kế toán ghi chép. Tài liệu này cũng phản ánh một cách có hệ thống những thông tin kế toán cụ thể theo thời gian và đối tượng. 

Các hình thức sổ sách kế toán

Sổ sách kế toán có nhiều hình thức khác nhau

Sổ sách kế toán là gì? Sổ sách kế toán gồm các hình thức nào? Thông thường, hình thức sổ kế toán được chia thành các loại gồm: Sổ nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết và sổ nhật ký – sổ cái.

Sổ nhật ký

Sổ nhật ký chuyên dùng để ghi chép những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng ký kế toán, trong một niên độ kế toán, tuân theo trình tự thời gian và các quan hệ đối ứng giữ những tài khoản của nghiệp vụ đó. Trong sổ nhật ký, số liệu kế toán phản ánh tổng hợp số phát sinh bên nợ và bên có của tất cả tài khoản kế toán được sử dụng trong doanh nghiệp. 

Sổ nhật ký phản ánh các yếu tố sau: ngày tháng năm ghi sổ; số hiệu và ngày thành lập chứng từ kế toán; nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế phát sinh; số tiền của nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.

Sổ cái

Sổ cái chuyên dùng để ghi chép những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chu kỳ, trong một niên độ kế toán cụ thể theo các tòa khoản kế toán đã được quy định trong chế độ kế toán. Số liệu trên sổ cái phản ánh cái nhìn tổng hợp về tình hình tài chính, tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động của doanh nghiệp. 

Sổ cái phản ánh các yếu tố sau: ngày tháng năm ghi sổ; số hiệu và ngày thành lập chứng từ; nội dung tóm tắt về kinh tế của nghiệp vụ phát sinh; số tiền của nghiệp vụ phát sinh từ bên nợ và bên có của tài khoản.

Sổ chi tiết

Sổ chi tiết chuyên dùng để ghi chép các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết theo nhu cầu quản lý. Các số liệu trong sổ sẽ cung cấp thông tin chi tiết để phục vụ cho việc quản lý, theo dõi từng đối tượng chưa được phản ánh hoặc không được phản ánh trong sổ nhật ký và sổ cái. 

Không có quy định bắt buộc cho số lượng hay kết cấu của sổ chi tiết. Các doanh nghiệp sẽ căn cứ vào định hướng của Nhà nước để mở sổ chi tiết sao cho phù hợp. Sổ chi tiết và sổ kế toán tổng hợp sẽ kết hợp chặt chẽ với nhau để tạo thành một hệ thống kế toán.

Sổ nhật ký – sổ cái

Sổ nhật ký – sổ cái là một dạng sổ sách kế toán liên hợp. Hình thức này kết hợp ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống. Kiểu sổ liên hợp này có nhiều kết cấu khác nhau, đặc trưng cơ bản của nó là trên cùng một trang sổ các dữ liệu vừa được ghi theo thời gian, vừa được ghi theo hệ thống. Chứng từ kế toán khi đưa vào sổ liên hợp cũng được phân loại và sắp xếp theo thời gian riêng cho từng đối tượng.

Vai trò của sổ sách kế toán

Sổ kế toán giúp ích cho doanh nghiệp rất nhiều

Rất nhiều người thắc mắc vai trò của sổ sách kế toán là gì? Sổ sách kế toán góp phần giúp công việc hạch toán, kế toán của công ty, doanh nghiệp được thuận lợi hơn. Qua đó, người quản lý cũng có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình tài chính của công ty, doanh nghiệp mình. 

Các loại sổ sách kế toán đều phân loại nghiệp vụ dựa theo nội dung, đối tượng và thời gian nhằm nhanh chóng cung cấp những thông tin cần thiết cho nhà quản lý mà những chức từ kế toán khác không thể làm được. Bên cạnh đó, sổ sách kế toán cũng sẽ là tài liệu quan trọng để bạn tổng hợp chi tiết và lập báo cáo. Do đó, mỗi công ty, doanh nghiệp đều cần đến sổ sách kế toán.

Quy trình kế toán trên sổ sách gồm những gì?

Quy trình kế toán gồm những gì?

Quy trình kế toán trên sổ sách kế toán được chia thành 4 giai đoạn bao gồm mở sổ, kỹ thuật ghi sổ, kỹ thuật sửa chữa sai sót và kỹ thuật khóa sổ. 

Mở sổ

• Thời điểm mở sổ: Mở vào đầu niên độ kế toán. Đối với các đơn vị trẻ mới thành lập thì sẽ mở từ ngày thành lập.
• Số lượng: Tùy vào nội dung, kết cấu hình thức sổ mà các đơn vị sẽ lựa chọn số lượng sổ kế toán cho phù hợp với mình.
• Hình thức: Bạn có thể chọn sổ quyển hoặc hình thức sổ tờ rời đều được. Đối với sổ quyển thì phải đánh dấu trang cụ thể từ đầu tới cuối. Đối với sổ tờ rời thì phải được thủ tượng xác nhận, đóng dấu, ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ kế toán tờ rời.
• Sổ kế toán phải có đầy đủ các chữ ký cần thiết.

Kỹ thuật ghi sổ

Cần ghi sổ đúng kỹ thuật

• Ghi đúng theo nội dung, kết cấu hình thức và tác dụng của mỗi loại sổ theo quy định của Nhà nước.
• Số liệu trong sổ phải có căn cứ của chứng từ nghiệp vụ hoặc nội dung số liệu chuyển sổ ngay từ đầu.
• Số liệu phải được ghi rõ ràng, sạch sẽ và ghi chép liên tục, không được để cách tránh trường hợp điền thêm thông tin.
• Số tiền dương được mặc định ghi bằng mực xanh, tiền âm ghi bằng mực đỏ hoặc đóng khung.
• Khi có sai sót thì phải sửa chữa theo đúng quy định, không tự ý tẩy xóa.
• Khi chuyển sổ nhưng chưa kết thúc niên độ cần ghi rõ “cộng mang sang” ở trang trước. Trang sau ghi “cộng trang trước”.

Kỹ thuật sửa chữa sai sót

Sửa chữa sai sót theo đúng kỹ thuật

Các trường hợp sai sót khi ghi sổ sách kế toán là gì? Thông thường, có những trường hợp sai sót như sau: ghi sai số liệu; ghi lặp lại nghiệp vụ trên 1 sổ; bỏ sót nghiệp vụ; ghi sai quan hệ đối ứng. 

Các kỹ thuật sửa chữa sai sót gồm:

• Cải chính số liệu ghi trên sổ: Sử dụng mực đỏ để gạch ngang lỗi sai, ghi lại bằng mực xanh vào dòng dưới. Người sửa chữa sẽ ký tên trên dòng sai. 
• Ghi bổ sung: Ghi bằng mực xanh vào khoản thiếu sót.
• Ghi số âm: Ghi bằng mực đỏ hoặc để trong ngoặc đơn. 

Kỹ thuật khóa sổ

Khóa sổ được thực hiện vào ngày cuối cùng của niên độ kế toán, giữa các kỳ báo cáo kết quả. Trong một vài trường hợp cũng phải khóa sổ trong kỳ để tiến hành kết dư, kiểm tra số liệu. Trước khi thực hiện khóa sổ, cần phải tiến hành ghi nốt những nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực hiện các bút toán điều chỉnh, kiểm tra, đối chiếu các số liệu,… Khi khóa sổ, người kế toán sẽ tiến hành cộng số và tính số dư trên tài khoản. Việc kiểm tra độ chính xác của số liệu, ghi bút toán khóa sổ cũng được thực hiện ngay sau đó. 

Bài viết trên từ dichvuluat.vn đã giải thích cụ thể sổ sách kế toán là gì cũng như vai trò, quy trình kế toán trên sổ kế toán. Sổ kế toán là tài liệu quan trọng và cần thiết cho mỗi công ty, doanh nghiệp. Do đó, nếu bạn làm công việc liên quan đến lĩnh vực này thì nhất định không nên lướt qua bài viết này.