Hồ Sơ – Thủ Tục Đăng Ký Bảo Hiểm Xã Hội Lần Đầu cho DN

Tìm hiểu chi tiết thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp, hồ sơ tham gia BHXH lần đầu, mức đóng bảo hiểm xã hội, đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Hồ sơ tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp

Chi tiết hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu được quy định như sau:

➤ Đối với người lao động:

• Tờ khai đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu theo mẫu TK1-TS.
• Nếu người lao động được hưởng quyền lợi bảo hiểm xã hội cao hơn thì chuẩn bị thêm giấy tờ chứng minh (nếu có).

➤ Đối với doanh nghiệp sử dụng lao động:

• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Tờ khai thay đổi và cung cấp thông tin đơn vị tham gia BHYT và BHXH theo mẫu TK3-TS.
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách lao động tham gia BHYT, BHXH, BHTN theo mẫu D02-LT.
• Hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp (đơn vị sử dụng lao động) và nhân viên (người lao động) đã được doanh nghiệp đóng dấu giáp lai.

➤➤ Tải miễn phí: Hồ sơ tham gia BHXH lần đầu.

Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp

Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp được thực hiện lần lượt theo 2 bước sau:

Bước 1: Tiến hành thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp

➤ Về hình thức nộp hồ sơ xin cấp mã đơn vị BHXH

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ theo 1 trong 2 cách thức sau đây:

• Cách 1 – Doanh nghiệp nộp hồ sơ bản giấy bao gồm bản sao giấy chứng nhận ĐKKD của công ty và mẫu TK3-TS trực tiếp tại Cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp thông qua dịch vụ bưu chính của VNPost.
• Cách 2 – Doanh nghiệp tiến hành xin cấp mã đơn vị BHXH qua mạng bằng cách truy cập Cổng thông tin điện tử – Bảo hiểm Xã hội Việt Nam hoặc trên phần mềm kê khai BHXH điện tử.

Lưu ý:

Đối với hình thức nộp hồ sơ online, nhiều tỉnh/thành hiện nay vẫn sẽ yêu cầu nộp bổ sung hồ sơ giấy tại Cơ quan BHXH. 

➤ Về thời gian xử lý hồ sơ:

Trong thời hạn từ 1 ngày đến 7 ngày làm việc, tính từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan BHXH sẽ tiến hành cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp.

Bước 2: Tiến hành thủ tục báo tăng BHXH

Để thực hiện thủ tục báo tăng lao động, doanh nghiệp có thể tiến hành đăng ký tài khoản khai báo trên các website BHXH Việt Nam hoặc trên các phần mềm kê khai BHXH hoặc nộp hồ sơ báo tăng lao động bản giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH. 

Sau khi hoàn thành thủ tục, doanh nghiệp tiến hành đóng tiền bảo hiểm xã hội cho người lao động. Trong vòng 5 ngày làm việc, Cơ quan BHXH sẽ cấp thẻ BHYT, sổ BHXH cho người lao động.

Lưu ý: 

• Đối với cách thức nộp hồ sơ giấy, doanh nghiệp đăng ký tham gia BHXH lần đầu có thể thực hiện đồng thời thủ tục đăng ký mã đơn vị BHXH và thủ tục báo tăng BHXH khi nộp hồ sơ BHXH. Tuy nhiên, cần đính kèm bản photo CMND/CCCD/Hộ chiếu của người lao động.
• Đối với cách thức nộp hồ sơ online:

• • Doanh nghiệp cần chuẩn bị chữ ký số để thực hiện ký, nộp hồ sơ.
  • Tùy thuộc trường hợp báo tăng lao động là báo tăng mới, nghỉ ốm đi làm lại hay nghỉ thai sản đi làm lại… mà doanh nghiệp có thể tiến hành kê khai cho phù hợp.

Quy định về đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp

1. Quy định thời hạn đăng ký BHXH

Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội 2014, trong vòng 30 ngày làm việc, kể từ ngày hợp đồng làm việc, /hợp đồng lao động, tuyển dụng giữa công ty và người lao động được ký kết, doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký BHXH cho người lao động. 

2. Quy định về các đối tượng bắt buộc phải tham gia BHXH 

Doanh nghiệp bắt buộc phải đóng bảo hiểm xã hội cho 3 nhóm đối tượng sau đây:

1. Người quản lý công ty có hưởng lương.
2. Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng.
3. Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc có xác định thời hạn, theo mùa vụ hoặc các đối tượng làm một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 3 đến dưới 12 tháng.

3. Quy định mức đóng BHXH – tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội 

32% là mức đóng bảo hiểm xã hội thông thường hiện nay, trong đó 10.5% được đóng bởi người lao động và 21.5% được đóng bởi doanh nghiệp (đơn vị sử dụng lao động).

Thế nhưng, căn cứ theo Nghị định 58/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể được đóng vào quỹ TNLĐ-BNN với mức thấp hơn nếu:

• Hoạt động trong các ngành nghề có nguy cơ về TNLĐ-BNN ở mức cao.
• Có đủ điều kiện, văn bản đề nghị và được Bộ LĐ-TB&XH chấp thuận.

Dưới đây là công thức tính số tiền đóng BHXH:

(*): Mức lương đóng BHXH = mức lương + phụ cấp + các khoản bổ sung khác theo quy định.

Lưu ý:

Đối với người lao động đảm nhận chức danh hoặc làm công việc đơn giản nhất trong điều kiện lao động bình thường, mức lương tháng đóng BHXH phải lớn hơn hoặc bằng mức lương vùng tối thiểu ở thời điểm đóng BHXH.

Lưu ý khi đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp

➨ Doanh nghiệp sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu, cơ quan quản lý BHXH sẽ cấp cho doanh nghiệp 1 mã đơn vị để hỗ trở việc theo dõi riêng đối với doanh nghiệp. Do đó, khi doanh nghiệp cần thay đổi địa chỉ trụ sở chính sau khi đăng ký BHXH thì cần:

• Báo giảm lao động, đồng thời tiến hành chốt sổ bảo hiểm xã hội cho nhân viên. 
• Sau đó thực hiện đăng ký cấp lại mã đơn vị bảo hiểm xã hội và nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội lần đầu.

Lưu ý:

Những doanh nghiệp được quản lý bởi cơ quan BHXH cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì chỉ cần làm lại hồ sơ khi thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh.

➨ Sau khi doanh nghiệp báo tăng lao động, những lao động đã được cấp sổ BHXH trước đó sẽ chỉ được cấp thẻ y tế. Trường hợp người lao động bị mất sổ BHXH thì doanh nghiệp cần làm thêm hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH mới sau đó  hồ sơ báo tăng lao động mới được chấp nhận.

Hy vọng những chia sẻ trên đây của Luật An Tín đã giúp bạn nắm được thông tin tổng quan về việc đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp, từ đó thực hiện theo đúng quy định, tránh bị xử phạt không mong muốn. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào có liên quan cần giải đáp hoặc quan tâm về dịch vụ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp tại Luật An Tín, hãy liên hệ theo hotline 0972.006.222 (Miền Bắc) – 090.758.1234 (Miền Trung) – 0902.553.555 (Miền Nam) để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.

Các câu hỏi thường gặp khi đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp

1. Quy định về mức đóng BHXH cho doanh nghiệp như thế nào?

Quy định mức đóng bảo hiểm xã hội (tỷ lệ đóng BHXH) cho doanh nghiệp hiện nay là 32%, trong đó:

• 10.5% được đóng bởi người lao động.
• 21.5% được đóng bởi doanh nghiệp. 

2. Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc gồm những ai?

Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc – cũng tức là đối tượng người lao động mà doanh nghiệp bắt buộc đóng BHXH cho họ gồm: người quản lý công ty có hưởng lương, người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 đến dưới 3 tháng và người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc có xác định thời hạn, theo mùa vụ, theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 1 đến dưới 12 tháng.

3. Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp gồm những đầu mục giấy tờ nào?

Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (chỉ cần cung cấp bản sao).
• Tờ khai thay đổi, cung cấp thông tin đơn vị tham gia bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội (sử dụng mẫu TK3-TS).
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động tại công ty.
• Danh sách người lao động tham gia BHTN, BHYT, BHXH (sử dụng mẫu D02-LT).
• Hợp đồng lao động  đã được doanh nghiệp đóng dấu giáp lai giữa doanh nghiệp và người lao động.

➤➤ Tham khảo chi tiết: Hồ sơ tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp.

4. Thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp gồm những bước nào?

Thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu gồm 2 bước sau:

• Bước 1: Đăng ký cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp.
• Bước 2: Tiến hành báo tăng lao động.

➤➤ Tham khảo chi tiết: Thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp.

5. Thời hạn đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp được quy định như thế nào?

Thời hạn đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp là trong vòng 30 ngày làm việc, kể từ ngày ký kết hợp đồng làm việc/hợp đồng lao động, tuyển dụng giữa công ty và người lao động.