Cách thay đổi địa chỉ, thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử

Để phù hợp với mục tiêu hoạt động kinh doanh, trong quá trình phát triển, doanh nghiệp có thể cần thay đổi địa chỉ hoặc tên công ty. Sự thay đổi này đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện kèm theo nhiều thủ tục pháp lý khác và thủ tục xử lý hóa đơn điện tử là một trong những yêu cầu bắt buộc khi doanh nghiệp thay đổi tên hoặc địa chỉ công ty.

2 trường hợp xảy ra thay đổi tên, địa chỉ công ty

Trên thực tế, có 2 trường hợp sẽ xảy ra khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty hoặc thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử:

1. Thay đổi tên công ty/địa chỉ công ty nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế trực tiếp.
2. Thay đổi tên công ty/địa chỉ công ty dẫn đến sự thay đổi về cơ quan thuế quản lý.

Do đó, doanh nghiệp có thể xử lý hóa đơn điện tử theo 1 trong 3 cách sau:

1. Làm thông báo hủy số hóa đơn mà doanh nghiệp không còn có nhu cầu sử dụng.
2. Làm thông báo điều chỉnh thông tin trên hóa đơn điện tử.
3. Hủy hóa đơn cũ, đồng thời thực hiện phát hành lại các số hóa đơn chưa sử dụng đó.

➤➤ Tham khảo thêm:

• Thủ tục thay đổi tên công ty.
• Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận.
• Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận.

3 cách xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên công ty, địa chỉ công ty

1. Hủy hóa đơn điện tử cũ

Cách thức này có thể áp dụng nếu doanh nghiệp không có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn còn lại sau khi thay đổi tên/địa chỉ công ty. 

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử được thực hiện lần lượt theo các bước sau:

➨ Bước 1: Mở Hội đồng hủy hóa đơn

Đầu tiến, chủ doanh nghiệp cần ra quyết định về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn với danh sách thành viên bao gồm: đại diện bộ phận kế toán, giám đốc/tổng giám đốc của công ty. 

➨ Bước 2: Lập bảng kiểm hóa đơn điện tử cần thực hiện hủy bỏ

Doanh nghiệp lập bảng kiểm kê hóa đơn điện tử theo yêu cầu sau:

• Có đầy đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn.
• Thể hiện chi tiết các thông tin: tên hóa đơn, ký mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn,, số lượng hóa đơn hủy (từ số … đến số …) theo đúng quy định.

➨ Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn điện tử

Các thông tin của hóa đơn bị hủy phải được thể hiện rõ trên biên bản hủy hóa đơn, bao gồm:

• Hình thức hủy hóa đơn.
• Ký hiệu hóa đơn, mẫu hóa đơn, loại hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số … đến số …).

➨ Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Trong vòng 5 ngày làm việc, kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn cần tiến hành lập thông báo kết quả hủy hóa đơn (mẫu TB03/AC) và nộp cho cơ quan thuế quản lý.

➤➤ Tải miễn phí: Hồ sơ hủy hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Hồ sơ hủy hóa đơn phải được lưu giữ tại nội bộ công ty.

2. Thay đổi địa chỉ, tên công ty trên hóa đơn điện tử không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý

Nếu việc thay đổi tên/địa chỉ công ty không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý và doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng số hóa đơn chưa dùng hết thì tùy vào yêu cầu cụ thể của từng cơ quan thuế mà cách xử lý hóa đơn điện tử sẽ khác nhau:

➨ Trường hợp 1: Cơ quan thuế yêu cầu thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử mới

Doanh nghiệp cần thực hiện huy các số hóa đơn chưa sử dụng hết và tiến hành phát hành lại những số hóa đơn đã hủy này. Lưu ý là, trước khi hủy và yêu cầu phát hành lại, doanh nghiệp cần thông báo với nhà cung cấp hóa đơn.

Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình thực hiện cụ thể như sau:

• Bước 1: Doanh nghiệp thực hiện hủy số hóa đơn cũ như hướng dẫn bên trên.
• Bước 2: Doanh nghiệp cập nhật lại địa chỉ công ty hoặc tên công ty sau khi thay đổi lên giấy phép sử dụng của phần mềm. Khi đã có giấy phép sử dụng mới, doanh nghiệp tiến hành đăng ký cấp giấy phép sử dụng mới này vào phần mềm.
• Bước 3: Thực hiện thủ tục phát hành lại số hóa đơn đã hủy. 
• Bước 4: Trong vòng 2 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ ra thông báo về việc chấp nhận phát hành lại hóa đơn tại trang tra cứu thông tin hóa đơn. Trương hợp chưa được chấp nhận, doanh nghiệp cần làm việc trực tiếp với cơ quan thuế để được hướng dẫn chi tiết.
• Bước 5: Doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm, điều chỉnh trạng thái sang “Đã có hiệu lực” sau khi hoàn thành thủ tục với thuế để hóa đơn được phát hành trên phần mềm. 

➨ Trường hợp 2: Đối với trường hợp cơ quan thuế yêu cầu làm thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn

Để điều chỉnh địa chỉ, tên công ty trên hóa đơn, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Lập thông báo điều chỉnh hóa đơn (mẫu TB04/AC) trên phần mềm hỗ trợ kê khai (hoặc tại mục “Thông báo phát hành hóa đơn tại phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp) và  online tại trang Thuế điện tử. 
• Bước 2: Cập nhật lại thông tin địa chỉ/tên công ty trên mẫu hóa đơn của doanh nghiệp và trên giấy phép phần mềm. 
• Bước 3: Thông báo về việc chấp nhận phát hành lại hóa đơn sẽ được cơ quan thuế sẽ đưa ra tại trang tra cứu thông tin hóa đơn trong vòng 2 ngày làm việc. Trường hợp thông báo điều chỉnh hóa đơn chưa được chấp nhận, doanh nghiệp cần làm việc trực tiếp với cơ quan thuế để được hướng dẫn chi tiết.
• Bước 4: Khi đã nhận được chấp thuận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp chỉ cần điều chỉnh trạng thái “Đã có hiệu thực” tại mục “Thông báo phát hành hóa đơn” trên phần mềm là có thể xuất hóa đơn điện tử. Trường hợp không thao tác được, doanh nghiệp liên hệ trực tiếp nhà cung cấp hóa đơn để được tư vấn và hỗ trợ.

➤➤ Tải miễn phí: Mẫu thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn – TB04/AC.

3. Thay đổi địa chỉ, tên công ty trên hóa đơn điện tử làm thay đổi cơ quan thuế quản lý

Đây là trường hợp xảy ra khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới và có nhu cầu sử dụng tiếp số hóa đơn cũ chưa dùng hết. 

Dưới đây là thông tin cụ thể về quy trình xử lý hóa đơn khi thay đổi tên/địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan thuế quản lý:

• Bước 1: Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý hiện tại đính kèm mẫu 3.12 hoặc 3.10 (tùy thuộc yêu cầu của từng quận/huyện) tại cơ quan thuế cũ của doanh nghiệp (kỳ báo cáo (chọn kỳ báo cáo là từ ngày đầu quý đến ngày nộp).
• Bước 2: Trong vòng 10 ngày, kể từ khi ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới, doanh nghiệp nộp bảng kê hóa đơn chuyển đi (mẫu BK01/AC) và thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn (mẫu TB04/AC) cho cơ quan thuế mới. 
• Bước 3: Tiến hành cập nhật lại thông tin địa chỉ, tên công ty trên mẫu hóa đơn của doanh nghiệp và trên giấy phép sử dụng của phần mềm. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện thao tác này theo 2 cách:

• • Tự thực hiện tại phần mềm hóa đơn.
  • Liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.

• Bước 4: Ngày thứ 2 sau khi nộp thông báo lên cơ quan thuế mới, doanh nghiệp tiến hành kiểm tra xem đã được cơ quan thuế chấp nhận tình trạng thông báo tại trang tra cứu hóa đơn chưa, nếu chưa thì doanh nghiệp cần tiếp tục liên hệ cơ quan thuế để được hỗ trợ tư vấn, hướng dẫn thực hiện thủ tục. 2
• Bước 5: Sau khi được cơ quan thuế mới chấp thuận, để sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp chỉ cần tiến hành thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm, điều chỉnh trạng thái hóa đơn sang “Đã có hiệu lực” là được.

➤➤ Tải miễn phí: Mẫu thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn – TB04/AC.

Quy định về mức xử phạt khi vi phạm về phát hành hóa đơn

Căn cứ quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, trường hợp có hành vi vi phạm về phát hành hóa đơn, doanh nghiệp có thể phải chịu các khoản phạt hành chính như sau:

Như vậy, qua bài viết trên, Luật An Tín đã giúp bạn tìm hiểu và nắm được thông tin hướng dẫn cách xử lý hóa đơn khi thay đổi tên/địa chỉ công ty. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào có liên quan cần giải đáp hoặc đang quan tâm về dịch vụ hóa đơn điện tử tại Luật An Tín, hãy liên hệ theo hotline 0972.006.222 (Miền Bắc) – 090.758.1234 (Miền Trung) – 0902.553.555 (Miền Nam) để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.

Các câu hỏi thường gặp khi thay đổi tên, địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử

1. Các cách xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên công ty hoặc địa chỉ công ty là gì?

Dưới đây là 3 cách xử lý hóa đơn điện tử khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty hoặc tên công ty:

• Hủy số hóa đơn điện tử chưa sử dụng hết nếu doanh nghiệp không có nhu cầu tiếp tục sử dụng. 
• Hủy số hóa đơn điện tử chưa sử dụng hết và thực hiện thủ tục phát hành lại số hóa đơn đã hủy đó.
• Làm thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn điện tử nếu doanh nghiệp muốn sử dụng số hóa đơn còn lại.

2. Các cách xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi địa chỉ công ty cùng quận là gì?

Khi thay đổi địa chỉ công ty cùng quận (tức trường hợp thay đổi địa chỉ công ty không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý), tùy vào yêu cầu cụ thể của từng cơ quan thuế mà doanh nghiệp có thể áp dụng 1 trong 3 cách sau:

• Cách 1: Hủy số hóa đơn điện tử chưa sử dụng hết nếu không muốn tiếp tục sử dụng. 
• Cách 2: Làm thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn điện tử nếu muốn tiếp tục sử dụng.
• Cách 3: Hủy số hóa đơn điện tử chưa sử dụng hết, sau đó phát hành lại số hóa đơn đó.

➤➤ Tham khảo thêm: Cách xử lý hóa đơn khi thay đổi địa chỉ công ty không làm thay đổi cơ quan thuế

3. Cách xử lý hóa đơn khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận là gì?

Thay đổi địa chỉ công ty khác quận (tức trường hợp thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan thuế quản lý), tùy vào nhu cầu sử dụng số hóa đơn cũ mà doanh nghiệp có thể áp dụng 1 trong 2 cách sau:

• Nếu không muốn tiếp tục sử dụng số hóa đơn cũ: Doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn. 
• Nếu muốn tiếp tục sử dụng số hóa đơn cũ: 

• • Nộp cho cơ quan thuế cũ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý hiện tại có đính kèm mẫu 3.12 hoặc mẫu 3.10.
  • Nộp cho cơ quan thuế mới bảng kê hóa đơn chuyển đi theo mẫu BK01/AC và thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn theo mẫu TB04/AC.

➤➤ Tham khảo thêm: Cách xử lý hóa đơn khi thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan quản lý thuế

4. Thời hạn thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn được quy định như thế nào?

Thời hạn thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn được quy định như sau: Trong vòng 10 ngày, kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty phải nộp thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn.

5. Quy định về cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành là gì?

Doanh nghiệp có thể tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo các bước sau:

• Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
• Bước 2: Lập bảng kiểm kê số hóa đơn doanh nghiệp cần hủy.
• Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn.
• Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn của doanh nghiệp.