Hồ sơ, thủ tục thay đổi tên công ty doanh nghiệp – Chi tiết nhất

Hồ sơ, các thủ tục thay đổi tên công ty cổ phần, công ty TNHH sẽ được thực hiện như thế nào? Và những việc cần làm sau khi thực hiện thay đổi tên doanh nghiệp như xử lý hoá đơn, con dấu, chữ ký số, các vấn đề liên quan đến BHXH… của công ty sẽ được Luật An Tín chia sẻ cụ thể trong bài viết này.

Hồ sơ thay đổi tên công ty doanh nghiệp

➤ Đối với công ty cổ phần, hồ sơ thay đổi tên bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
• Quyết định thay đổi tên công ty của Đại hội đồng cổ đông.
• Bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông.
• Thông báo cập nhật số điện thoại trong trường hợp doanh nghiệp chưa đăng ký số điện thoại khi thành lập công ty.

➤ Đối với công ty TNHH thì hồ sơ thay đổi tên sẽ bao gồm các giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp Quyết định thay đổi tên công ty của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên.
• Bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên.
• Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ.
• Thông báo cập nhật số điện thoại trong trường hợp doanh nghiệp chưa đăng ký thông tin trước đó.

Thủ tục thay đổi tên công ty, doanh nghiệp

Bước 1: Tra cứu tên công ty

• Trước khi thực hiện nộp hồ sơ đăng ký thay đổi tên, doanh nghiệp cần tra cứu tên công ty trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc liên hệ với theo số 0972.006.222 (Miền Bắc) – 090.758.1234 (Miền Trung) – 0902.553.555 (Miền Nam) để được hỗ trợ.
• Nếu doanh nghiệp tự tra cứu thì cần kiểm tra thật kỹ tên công ty mới, tên tiếng anh và cả tên viết tắt có bị trùng hay gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó hay không.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi tên công ty

Hiện nay có 2 cách nộp hồ sơ thay đổi tên công ty như sau:

1. Nộp trực tiếp

• Chuẩn bị 1 bộ hồ sơ phù hợp với loại hình công ty sau đó nộp tại Sở KH&ĐT tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

2. Nộp qua mạng

• Bạn scan bộ hồ sơ và nộp tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh.

➤ Những lưu ý cần biết để tránh trường hợp hồ sơ bị trả về:

• Tên mới không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm thuần phong mỹ tục Việt Nam.
• Nếu công ty sử dụng tên tiếng nước ngoài thì cần chứng minh được từ đó có nghĩa khi dịch sang tiếng Việt.
• 1 số trường hợp tên dự kiến đặt dù đã kiểm tra là không trùng tuy nhiên khi nộp lên Sở KH&ĐT lại gặp vấn đề về trùng tên. Nguyên nhân là do tên đó đang trong quá trình giải thể.

Doanh nghiệp có thể tham khảo chi tiết về cách đặt tên công ty tại bài viết “Cách đặt tên công ty tên doanh nghiệp hay ý nghĩa và đúng luật” của Luật An Tín.

Bước 3: Nhận kết quả

• Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ được cho phép thay đổi tên công ty và nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.
• Nếu hồ sơ không hợp lệ, Sở sẽ có thông báo hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung. Khi đó, công ty cần làm và nộp hồ sơ lại từ đầu theo đúng như hướng dẫn.

➤➤ Tham khảo chi tiết: Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh

Lưu ý cần biết sau khi thực hiện thay đổi tên công ty doanh nghiệp

1. Công bố thông tin thay đổi nội dung doanh nghiệp

• Doanh nghiệp cần nộp lệ phí 100.000đ và tiến hành công bố công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày kể từ ngày có sự thay đổi.

2. Khắc lại con dấu công ty

• Trên con dấu có tên và mã số của công ty nên khi có sự thay đổi thì doanh nghiệp cũng buộc phải thay đổi con dấu pháp nhân.

3. Làm lại bảng hiệu công ty

• Vì đã thay đổi tên công ty cho nên doanh nghiệp cần tiến hành đặt làm lại bảng hiệu, cập nhật tên mới và treo tại trụ sở.

4. Xử lý hóa đơn

Sau khi đổi tên công ty, doanh nghiệp có thể lựa chọn tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ chưa sử dụng hoặc hủy hóa đơn cũ để đăng ký phát hành hóa đơn mới. Quy trình thực hiện như sau:

➤ Trường hợp sử dụng hóa đơn cũ mà doanh nghiệp chưa sử dụng hết:

• Cần trực tiếp liên hệ với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để nhờ họ điều chỉnh tên công ty.
• Sau đó doanh nghiệp lập thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn theo mẫu gửi về cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

➤ Trường hợp hủy hóa sử dụng hóa đơn điện tử cũ, phát hành hóa đơn mới:

• Liên hệ công ty đã cung cấp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp và nhờ điều chỉnh tên công ty.
• Làm thông báo hủy hóa đơn cũ chưa sử dụng hết.
• Doanh nghiệp mua hóa đơn điện tử và làm thông báo phát hành hóa đơn với tên công ty mới.

5. Cập nhật tên mới trên chữ ký số 

• Doanh nghiệp cần liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số và yêu cầu cập nhật tên công ty mới.
• Lưu ý, doanh nghiệp cần cập nhật seri chữ ký số mới lên tài khoản thuế điện tử và tài khoản hải quan (nếu có).

6. Thông báo thay đổi tên với cơ quan BHXH

• Ngay sau khi thay đổi tên công ty, doanh nghiệp cần làm thủ tục thông báo theo mẫu TK3-TS gửi về Cơ quan Bảo hiểm để thay đổi hồ sơ.
• Trong trường hợp doanh nghiệp không thông báo thì dữ liệu về BHXH của doanh nghiệp có thể bị mất hoặc bị xáo trộn và có thể gặp nhiều rắc rối khi có nhu cầu trích xuất dữ liệu.

Ngoài ra công ty còn cần gửi thông báo đến khách hàng, đối tác, các cơ quan liên quan khác khi có bất cứ thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh nói chung và thay đổi tên công ty nói riêng.

Nếu doanh nghiệp cần được tư vấn hoặc quan tâm về dịch vụ thay đổi tên công ty, doanh nghiệp chỉ từ 1.450.000đ hãy liên hệ ngay với Luật An Tín theo hotline 0972.006.222 (Miền Bắc) – 090.758.1234 (Miền Trung) – 0902.553.555 (Miền Nam) để được hỗ trợ nhanh nhất.