Văn phòng đại diện là gì, chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện (VPĐD) là gì? Chức năng của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài và công ty Việt Nam? Lưu ý khi mở văn phòng đại diện?

Văn phòng đại diện là gì?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, văn phòng đại diện (VPĐD) là một trong những đơn vị phụ thuộc của công ty, doanh nghiệp, đảm nhận vai trò thực hiện các chức năng nhằm mục đích tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại, đảm bảo các quyền lợi hợp pháp của công ty.

Văn phòng đại diện bao gồm VPĐD của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và VPĐD công ty 100% vốn Việt Nam.

Chức năng của văn phòng đại diện

Về cơ bản, cả văn phòng đại diện nước ngoài và văn phòng đại diện Việt Nam đều là đơn vị phụ thuộc, có chức năng của một văn phòng liên lạc cho công ty và không có chức năng kinh doanh. Dù vậy, 2 loại VPĐD vẫn có những chức năng riêng như sau:

1. Chức năng của văn phòng đại diện công ty 100% vốn Việt Nam

• Là trung gian đảm nhận trách nhiệm giao dịch, liên lạc với đối tác, khách hàng của công ty.
• Thay mặt doanh nghiệp tiến hành khiếu nại các hành vi cạnh tranh không lành mạnh hay hành vi xâm phạm đối với doanh nghiệp.
• Tiến hành nghiên cứu, hỗ trợ đánh giá thị trường và cung cấp cho doanh nghiệp thông tin để thực hiện xúc tiến hoạt động kinh doanh.
• Địa điểm trưng bày sản phẩm nhằm đưa sản phẩm đến gần hơn hơn với khách hàng, nâng cao hiệu quả quảng cáo với công chúng.

2. Chức năng của văn phòng đại diện của công ty nước ngoài

• Đại diện doanh nghiệp nước ngoài theo ủy quyền, là trung gian liên lạc giữa những nhà đầu tư ở nước ngoài với các đối tác và khách hàng của công ty tại Việt Nam.
• Làm bước đệm để các thương nhân mở công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
• Xúc tiến các cơ hội đầu tư, dự án hợp tác của thương nhân nước ngoài.
• Giúp thương nhân nước ngoài thăm dò, rà soát, làm quen thị trường Việt Nam và tiến hành quảng bá thương hiệu. Chức năng này được đánh giá là đặc biệt quan trọng đối với những thương nhân lần đầu tiên gia nhập thị trường Việt Nam.

Lưu ý khi đăng ký mở văn phòng đại diện

Khi thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện, để có thể tránh được những sai lầm không đáng có, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề quan trọng sau đây:

1. Về con dấu văn phòng đại diện

Theo quy định của pháp luật, việc văn phòng đại diện có hay không có con dấu sẽ do công ty quyết định. Để mang lại sự thuận tiện cho quá trình hoạt động kinh doanh, hầu hết các công ty, doanh nghiệp đều lựa chọn khắc con dấu cho văn phòng đại diện của mình.

2. Về nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân, thuế môn bài (mức lệ phí môn bài phải nộp hàng năm là 1.000.000 đồng) và không cần nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng.

Trụ sở chính sẽ chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân cho văn phòng đại diện của công ty Việt Nam, còn văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài sẽ tự chịu trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ thuế theo quy định.

Lưu ý:

VPĐD của doanh nghiệp không cần nộp thuế môn bài nếu đăng ký hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ, hàng hóa (căn cứ Điều 2 Nghị định 139/2016/NĐ-CP).  

3. Về tên của văn phòng đại diện

Tương tự như cách đặt tên công ty tên doanh nghiệp, tên của văn phòng đại diện bắt buộc phải gồm cụm từ “văn phòng đại diện”. Chẳng hạn: Công ty TNHH 1 thành viên A có 1 văn phòng đại diện ở Đà Nẵng thì tên của VPĐD sẽ là “Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng – Công ty TNHH 1 thành viên A”.

Phần tên riêng của văn phòng đại diện được viết bằng các ký hiệu, chữ số, chữ cái tiếng Việt, J, F, W, Z và không được bao gồm cụm từ “doanh nghiệp”, “công ty”.

Ngoài ra, văn phòng đại diện công ty có thể đăng ký tên viết tắt, sử dụng tiếng nước ngoài. 

4. Về vấn đề xuất hóa đơn

Vì văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh có thể mang lại doanh thu nên không cần phát hành hóa đơn và không xuất hóa đơn. 

➤➤ Tham khảo thêm: Thủ tục thành lập văn phòng đại diện.

Ưu điểm – hạn chế của văn phòng đại diện

1. Ưu điểm của văn phòng đại diện

Các ưu điểm nổi bật có thể kể đến khi  thành lập VPĐD doanh nghiệp gồm:

• Thủ tục thành lập VPĐD đơn giản;
• Thời gian thực hiện thủ tục, xét duyệt cấp giấy phép khá nhanh:

• • Khoảng 3 ngày làm việc đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam.
  • Khoảng 7 – 10 ngày làm việc đối với văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài.
• Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, giảm bớt một phần các nghĩa vụ liên quan đến thuế.
• Mang lại sự thuận tiện cho hoạt động kinh doanh, bàn bạc, trao đổi của doanh nghiệp với đối tác, khách hàng.

2. Hạn chế của văn phòng đại diện

Vì văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp nên sẽ có những hạn chế như:

• Không được phép kinh doanh, xuất hóa đơn.
• Không có tư cách pháp nhân.
• Không xuất hóa đơn.
• Không được phép tiến hành ký kết các hợp đồng kinh tế.

Như vậy, qua bài viết trên, Luật An Tín đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan và rõ ràng hơn về văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam và thương nhân nước ngoài. Trường hợp bạn đang có nhu cầu thực hiện thủ tục đăng ký thành lập VPĐD công ty nhưng lại khó khăn về mặt giấy tờ, thủ tục pháp lý thì có thể tham khảo dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Luật An Tín để được hỗ trợ tối ưu. Liên hệ hotline 0972.006.222 (Miền Bắc) – 090.758.1234 (Miền Trung) – 0902.553.555 (Miền Nam) để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ nhanh chóng.

Các câu hỏi thường gặp về văn phòng đại diện

1. Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện (tên viết tắt: VPĐD) theo quy định là đơn vị phụ thuộc của công ty, chịu trách nhiệm thực hiện các chức năng để giúp doanh nghiệp tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại và đảm bảo các quyền lợi hợp pháp của công ty.

2. Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Văn phòng đại diện của công ty không có tư cách pháp nhân, chỉ thực hiện các hoạt động theo ủy quyền của doanh nghiệp.

3. Chức năng của văn phòng đại diện là gì?

Dù là văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài hay văn phòng đại diện công ty Việt Nam thì đều có các chức năng sau:

• Đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài hoặc của doanh nghiệp Việt Nam, đại diện theo sự ủy quyền của công ty.
• Không được triển khai các hoạt động kinh doanh có thể tạo ra doanh thu.
• Là văn phòng liên lạc của công ty với khách hàng, đối tác, nghiên cứu thị trường, thúc đẩy các cơ hội đầu tư kinh doanh của công ty.

4. Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có phải nộp thuế môn bài không?

VPĐD của doanh nghiệp phải nộp thuế môn bài với mức lệ phí là 1.000.000 đồng/năm (trừ trường hợp VPĐD của công ty không hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ, hàng hóa). 

5. Văn phòng đại diện có được ký kết hợp đồng không?

Không. Văn phòng đại diện không được thực hiện ký kết hợp đồng kinh doanh (trừ trường hợp được doanh nghiệp ủy quyền).