Văn phòng đại diện là gì? Cùng Luật An Tín tìm hiểu hồ sơ mở văn phòng đại, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty (xem hướng dẫn chi tiết và tải mẫu hồ sơ miễn phí) tại bài viết này.
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện (VPĐD) được hiểu là một trong các đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân và đảm nhận vai trò đại diện cho lợi ích của doanh nghiệp cũng như thực hiện các hoạt động để bảo vệ các lợi ích đó theo ủy quyền của doanh nghiệp.
➤➤ Tham khảo thêm:
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Căn cứ theo Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp bao gồm:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện đã được ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện.
- Bản sao biên bản họp về việc mở văn phòng đại diện của:
-
- Đại hội đồng cổ đông: Đối với công ty cổ phần.
- Hội đồng thành viên: Đối với công ty hợp danh, công ty TNHH 2 thành viên trở lên.
- Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu hồ sơ không được nộp bởi người đại diện pháp luật).
- Bản sao y chứng chứng hộ chiếu/CCCD/CMND của người đứng đầu VPĐD và người được ủy quyền nộp hồ sơ.
➤➤ Tải miễn phí: Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Bạn có thể tự thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện lần lượt theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập VPĐD công ty
Bạn chuẩn bị 1 bộ hồ sơ mở văn phòng đại diện công ty theo các đầu mục hồ sơ mà Luật An Tín đã chia sẻ ở trên.
Bước 2: Nộp hồ sơ đến Sở Kế hoạch và Đầu tư
Tiếp theo, bạn nộp bộ hồ sơ đã chuẩn bị đến Sở Kế hoạch và Đầu tư theo 1 trong 2 cách thức sau:
| Cách 1 | Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt văn phòng đại diện. |
| Cách 2 | Nộp hồ sơ trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia bằng tài khoản đăng ký kinh doanh. |
Lưu ý:
Nhiều tỉnh, thành như Bình Dương, Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh… hiện không còn tiếp nhận hồ sơ bản giấy, chỉ tiếp nhận hồ sơ thành lập văn phòng đại diện qua mạng. Do đó, để không mất thời gian, bạn cần liên hệ xác trước với cơ quan đăng ký kinh doanh về cách thức nộp hồ sơ.
Bước 3: Chờ nhận kết quả
Trong khoảng 3 – 5 ngày làm việc, kể từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ, Sở KH&ĐT sẽ xem xét và xử lý hồ sơ như sau:
- Cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp (nếu hồ sơ bạn nộp là hợp lệ).
- Ra văn bản thông báo, hướng dẫn bổ sung, sửa đổi hồ sơ thành lập VPĐD và tiến hành nộp từ đầu (nếu hồ sơ bạn nộp chưa hợp lệ).
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện
Theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP, để được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện:
➧ Ngành nghề đăng ký kinh doanh của VPĐD: Phụ thuộc vào ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
➧ Tên của VPĐD:
- Phải bao gồm cụm từ “Văn phòng đại diện” + tên doanh nghiệp, được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, chữ cái W, Z, J, F, chữ số, các ký hiệu.
- Phải được viết hoặc gắn tại trụ sở VPĐD, in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do VPĐD phát hành.
Chẳng hạn: Văn phòng đại diện công ty TNHH 123.
➧ Người đứng đầu văn phòng đại diện:
- Có đủ năng lực hành vi dân sự và từ đủ 18 tuổi trở lên.
- Phải được quyết định và bổ nhiệm bởi công ty theo nhiệm kỳ hoặc cho đến khi có sự thay đổi.
- Có thể là thành viên, cổ đông góp vốn, giám đốc theo đúng quy định pháp luật.
- Không được cùng lúc đảm nhiệm nười đại diện theo pháp luật của công ty mẹ đó hoặc công ty mẹ khác và không được giữ chức vụ trưởng chi nhánh của cùng/khác công ty mẹ.
- Không được là người diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế của tổ chức kinh tế khác.
➧ Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện:
- Phải thuộc lãnh thổ Việt Nam.
- Có địa chỉ được xác định gồm số nhà, hẻm, ngách, ngõ phố, phố, thông hoặc đường, ấp, xóm, phường, xã, thị xã, thị trấn, quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
- Không được nằm trong khu vực nhà chung cư, nhà tập thể chỉ có chức năng để ở.
- Có đủ giấy tờ như hợp đồng thuê (nếu trụ sở chính do VPĐD thuê) hoặc sổ đỏ (nếu trụ sở chính là nhà riêng) để chứng minh quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu hợp pháp.
Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện cần làm
Để văn phòng đại diện có thể đi vào hoạt động chính thức một cách hợp lệ, sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD, doanh nghiệp cần tiếp tục hoàn thành 5 đầu việc quan trọng sau:
- Làm bảng hiệu VPĐD và treo tại địa chỉ đã đăng ký.
- Khắc con dấu VPĐD doanh nghiệp.
- Thực hiện đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại VPĐD.
- Nộp tờ khai thuế môn bài theo thời hạn quy định, cụ thể là trước ngày 30/01 năm sau năm thành lập.
- Nộp lệ phí môn bài:
-
- Doanh nghiệp sẽ được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập. Nếu VPĐD của doanh nghiệp được thành lập trong thời gian này thì VPĐD cũng được miễn lệ phí môn bài. Ví dụ: Doanh nghiệp thành lập ngày 25/05/2023 và trong năm 2023, công ty mở thêm VPĐD thì VPĐD cũng sẽ được miễn lệ phí môn bài trong cả năm 2023.
- Mức lệ phí môn bài của VPĐD là 1.000.000 đồng/năm.
Lưu ý: Doanh nghiệp sẽ thay văn phòng đại diện thực hiện kê khai và nộp thuế GTGT, thuế TNCN tập trung tại công ty.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp tại Luật An Tín
Nhìn chung, yêu cầu về hồ sơ, thủ tục, quy trình mở văn phòng đại diện cho doanh nghiệp không quá phức tạp. Song, để tiết kiệm công sức cũng như hạn chế tối đa các phát sinh về mặt thời gian, chi phí trước và sau khi thành lập VPĐD, bạn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Luật An Tín.
Với chi phí trọn gói chỉ từ 1.000.000 đồng, Luật An Tín sẽ hỗ trợ tư vấn, kiểm tra từ A – Z các thông tin pháp lý có liên quan cũng như thay bạn hoàn thành mọi thủ tục cần thiết, cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD chỉ sau từ 5 ngày làm việc.
Tất cả những việc bạn cần làm là cung cấp 3 thông tin đơn giản được đề cập sau đây, ký duyệt hồ sơ và chờ nhận kết quả:
- MST của công ty.
- Địa chỉ đăng ký đặt văn phòng đại diện.
- Giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện (ảnh chụp).
➤➤ Tham khảo chi tiết: Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Luật An Tín.
Như vậy, qua bài viết trên, về cơ bản, Luật An Tín đã giúp bạn nắm được thông tin tổng quan về hồ sơ, thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện của công ty. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào có liên quan cần giải đáp, vui lòng liên hệ Luật An Tín theo hotline 0972.006.222 (Miền Bắc) – 090.758.1234 (Miền Trung) – 0902.553.555 (Miền Nam) để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.
Các câu hỏi thường gặp khi thành lập văn phòng đại diện công ty
1. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp bao gồm những gì?
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp bao gồm: thông báo thành lập VPĐD; quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện; bản sao biên bản họp về việc mở văn phòng đại diện của Đại hội đồng cổ đông (công ty cổ phần) hoặc của Hội đồng thành viên (công ty hợp danh, công ty TNHH 2 thành viên trở lên); văn bản uỷ quyền cho người nộp hồ sơ (nếu cần); bản sao y chứng chứng hộ chiếu/CCCD/CMND của người đứng đầu VPĐD và người được ủy quyền nộp hồ sơ.
➤➤ Tham khảo chi tiết: Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
2. Thủ tục thành lập VPĐD bao gồm những bước nào?
Thủ tục, quy trình thành lập VPĐD bao gồm 4 bước:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập VPĐD công ty.
- Bước 2: Nộp hồ sơ đến Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Bước 3: Chờ nhận kết quả.
➤➤ Tham khảo chi tiết: Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
3. Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện bao gồm những gì?
Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện bao gồm:
- Khắc con dấu VPĐD doanh nghiệp.
- Làm bảng hiệu VPĐD và treo tại địa chỉ đã đăng ký.
- Thực hiện đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại VPĐD.
- Nộp tờ khai thuế môn bài theo thời hạn quy định, cụ thể là trước ngày 30/01 năm sau năm thành lập.
- Nộp lệ phí môn bài.
4. Chi phí thành lập văn phòng đại diện là bao nhiêu?
Luật An Tín hiện cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp với phí trọn gói chỉ từ 1.000.000 đồng, bàn giao kết quả sau khoảng 3 ngày làm việc.
Liên hệ Luật An Tín theo hotline 0972.006.222 (Miền Bắc) – 090.758.1234 (Miền Trung) – 0902.553.555 (Miền Nam) để được hỗ trợ tư vấn.
5. Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và không có tư cách pháp nhân.
6. Cơ quan nào tiếp nhận hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp?
Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt văn phòng đại diện của doanh nghiệp là cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
7. Thời hạn xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp là bao lâu?
Sở KH&ĐT sẽ xem xét và xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong khoảng 3 – 5 ngày làm việc, kể từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
Bài viết liên quan