Trụ sở là gì? Quy định về địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Trụ sở chính doanh nghiệp là gì? Tìm hiểu các quy định về địa chỉ trụ sở công ty, doanh nghiệp, mức phạt đăng ký sai địa chỉ trụ sở trên giấy phép kinh doanh.

Trụ sở chính là gì?

Trụ sở công ty, doanh nghiệp (tên tiếng Anh: Corporate headquarters) là thuật ngữ dùng để chỉ địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp được xác định theo địa giới đơn vị hành chính, thuộc lãnh thổ Việt Nam và có thông tin thư điện tử, số fax, số điện thoại (nếu có) (theo quy định tại Điều 42, Luật Doanh nghiệp 2020). Một công ty có thể có nhiều cơ sở kinh doanh nhưng lại chỉ được phép đăng ký 1 trụ sở chính.

Địa chỉ trụ sở chính của công ty phải được đăng ký với Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố khi thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp. 

Quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp

Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật Nhà ở 2014, doanh nghiệp khi đăng ký trụ sở chính cần đảm bảo tuân thủ các quy định sau đây:

1. Địa chỉ trụ sở phải xác định rõ 4 cấp đơn vị hành chính

Như đã đề cập ở trên, trụ sở chính công ty phải thuộc lãnh thổ Việt Nam, có thông tin địa chỉ chính xác, cụ thể, xác định rõ 4 cấp đơn vị hành chính gồm: số nhà + tên đường + tên thị trấn/phường/xã + thị xã/quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh + tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.

Ví du:

• Đối với trường hợp trụ sở chính công ty là nhà nguyên căn, có thông tin rõ ràng về số nhà thì có thể ghi địa chỉ là: 202 Lê Lai, phường Bến Thành, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
• Đối với trường hợp trụ sở chính công ty được đặt tại tòa nhà văn phòng thì ghi địa chỉ là: Tầng 16, tòa nhà Việt Á, số 9, phố Duy Tân, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
• Đối với trường hợp địa chỉ trụ sở công ty không có số nhà rõ ràng thì ghi là: thôn Đông, xã An Hải, huyện Lý Sơn, Quảng Ngãi (*).

(*) Trường hợp này công ty cần xin địa phương giấy xác thực chứng minh địa điểm chưa có số nhà, tên đường cụ thể. 

2. Chứng minh được quyền sử dụng đối với trụ sở công ty

Doanh nghiệp khi đăng ký địa điểm dự kiến đặt trụ sở chính với Sở KH&ĐT phải chứng minh được quyền sở hữu/sử dụng hợp pháp đối với địa điểm đó. Quy định cụ thể như sau:

• Trường hợp trụ sở chính được thuê: phải có hợp đồng thuê nhà, đất cho thuê nếu là:

• • Đất thổ cư: Phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên cho thuê.
  • Đất nhà xưởng/đất dự án: Phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp và có chức năng cho thuê lại. 
• Trường hợp trụ sở chính đã được công ty mua lại, tự xây dựng hoặc là nhà riêng thì cần cung cấp: quyền sở hữu nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ đỏ, hợp đồng thuê đất của công ty hạ tầng, quyết định cho thuê đất, giao đất của cơ quan nhà nước hoặc các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu đất khác theo quy định của Luật Đất đai.

3. Quy định về việc treo biển hiệu tại trụ sở chính công ty

Ngay sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần tiến hành làm bảng hiệu công ty và treo tại trụ sở chính và tại các đơn vị phụ thuộc (địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện, chi nhánh). Trường hợp không tuân thủ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ 30.000.000 – 50.000.0000 đồng và nếu cán bộ thuế kiểm tra thì có thể bị khóa mã số thuế. 

➨ Các thông tin cần có trên bảng hiệu công ty bao gồm:

• Số điện thoại (nếu có), địa chỉ;
• Mã số thuế doanh nghiệp;
• Tên cơ quan chủ quản trực tiếp.
• Tên công ty theo đúng tên được ghi nhận trên giấy phép kinh doanh. 

➨ Quy định về kích thước bảng hiệu công ty như sau:

• Bảng hiệu dọc: 

• • Chiều ngang: Tối đa 1m.
  • Chiều cao: Tối đa 4m nhưng không được vượt quá chiều cao của tầng nhà nơi đặt biển hiệu.

• Bảng hiệu ngang: 

• • Chiều ngang: Không được vượt quá chiều ngang mặt tiền nhà.
  • Chiều cao: Tối đa 2m. 
• Bảng hiệu không được lấn ra lòng đường, vỉa hè làm ảnh hưởng đến giao thông công cộng cũng như không che chắn mất không gian cứu hỏa, thoát hiểm. 

4. Không được nằm trong khu vực nhà tập thể, chung cư chỉ được dùng để ở

Địa chỉ trụ sở doanh nghiệp tuyệt đối không được nằm trong khu nhà tập thể, chung cư chỉ có mục đích dùng để ở. Điều này nhằm đảm bảo yếu tố an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy và lợi ích của các hộ dân khác. 

Đối với những căn hộ, không gian được phép kinh doanh thương mại như căn hộ văn phòng officetel, căn hộ shophouse… khi thực hiện thủ tục thành lập công ty, doanh nghiệp cần cung cấp các giấy tờ sau đây:

• Giấy xác nhận về việc địa chỉ trụ sở doanh nghiệp không thuộc căn hộ chung cư để ở của ban quản trị chung cư và chủ đầu tư dự án.
• Hợp đồng thuê, hợp đồng chuyển nhượng địa điểm đặt trụ sở chính đã được Ủy ban nhân dân thị trấn/xã/phường xác nhận về việc trụ sở chính không thuộc căn hộ chung cư để ở.
• Quyết định phê duyệt dự án của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (trong quyết định có ghi rõ địa chỉ trụ sở mà công ty đăng ký kinh doanh thuộc căn hộ chung cư có chức năng thương mại/kinh doanh). 

5. Phù hợp với ngành nghề kinh doanh đặc thù

Ngoài ra, đối với những ngành nghề kinh doanh mang tính đặc thù, doanh nghiệp cần phải đảm bảo thực hiện thêm các yêu cầu nhất định đối với địa điểm trụ sở chính khi đăng ký thành lập công ty, chẳng hạn:

➨ Doanh nghiệp đăng ký ngành nghề kinh doanh dịch vụ karaoke: 

• Diện tích phòng karaoke tối thiểu: 20m2 (không bao gồm diện tích công trình phụ).
• Đảm bảo tuân thủ các quy định, điều kiện về cách âm, an toàn lao động, an toàn thực phẩm, phòng – chống tệ nạn xã hội, phòng – chống cháy nổ, an ninh trật tự.
• Phải cách bệnh viện, trường học, các khu vực thuộc về cơ quan hành chính, văn hóa, tôn giáo, tín ngưỡng… từ 200m trở lên. 
• Cửa phòng karaoke là cửa kính không màu, đảm bảo có thể quan sát được toàn bộ không gian trong phòng từ bên ngoài. Nếu cửa kính của phòng có khung thì diện tích khung không được vượt quá 15% diện tích cửa, số khung không được nhiều hơn 3 khung ngang và 2 khung dọc.

➨ Doanh nghiệp đăng ký nhóm ngành nuôi trồng, chế biến, sản xuất… 

• Chỉ được phép trao đổi, buôn bán, trưng bày sản phẩm nếu trụ sở chính được đặt tại trung tâm thành phố.
• Trường hợp doanh nghiệp thực hiện hoạt động nuôi trồng, sản xuất, chế biến thủy sản/nông sản… tại trụ sở chính thì địa chỉ đăng ký kinh doanh phải xa trung tâm thành phố, xa khu dân cư, nằm tại các vùng lân cận. 

➨ Doanh nghiệp đăng ký ngành kinh doanh dịch vụ khách sạn: 

• Phải có phòng ăn, bếp, phòng dịch vụ phục vụ ăn uống… đối với khách sạn bên đường, khách sạn nổi, khách sạn nghỉ dưỡng… 
• Có tối thiểu 10 phòng ngủ, có nơi để xe, quầy lễ tân, phòng vệ sinh chung, các loại đồ dùng sinh hoạt chung: gối, khăn, nệm, giường… 

Mức xử phạt khi đăng ký sai địa chỉ trên giấy phép kinh doanh

Dưới đây là quy định về mức xử phạt đối với trường hợp đăng ký sai địa chỉ công ty trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:

• Phạt từ 20.000.000 đồng – 30.000.000 đồng: Doanh nghiệp kê khai sai, thiếu hoặc không trung thực địa chỉ trụ sở chính công ty.
• Cảnh cáo hoặc phạt hành chính lên đến 30.000.000 đồng: Doanh nghiệp chậm đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty. 

➤➤ Tham khảo chi tiết:

• Dịch vụ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.
• Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận.
• Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận/khác tỉnh.

Hy vọng những chia sẻ trên đây của Luật An Tín đã giúp bạn nắm được thông tin tổng quan về trụ sở chính công ty, từ đó thực hiện đăng ký trụ sở chính theo đúng quy định, tránh bị xử phạt không mong muốn. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào có liên quan cần giải đáp hoặc quan tâm về dịch vụ thành lập công ty tại Luật An Tín, hãy liên hệ theo hotline 0972.006.222 (Miền Bắc) – 090.758.1234 (Miền Trung) – 0902.553.555 (Miền Nam) để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.

Các câu hỏi thường gặp về trụ sở chính công ty, doanh nghiệp

1. Trụ sở doanh nghiệp là gì?

Trụ sở doanh nghiệp, công ty là thuật ngữ dùng để chỉ địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp được xác định theo địa giới đơn vị hành chính, thuộc lãnh thổ Việt Nam và có thông tin thư điện thoại (nếu có), số fax, số điện thoại.

2. Trụ sở chính tiếng Anh là gì?

Trụ sở chính tên tiếng Anh: Corporate headquarters.

3. Các quy định về địa chỉ trụ sở công ty gồm những gì?

Các quy định về địa chỉ trụ sở công ty gồm:

• Địa chỉ công ty được chọn làm trụ sở doanh nghiệp phải được xác định rõ ràng.
• Phải chứng minh được quyền sử dụng đối với trụ sở công ty.
• Trụ sở công ty không được nằm trong khu vực nhà tập thể, chung cư chỉ được dùng để ở.
• Đáp ứng các quy định về việc treo biển hiệu tại trụ sở chính công ty.
• Địa chỉ trụ sở chính công ty, doanh nghiệp phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh đặc thù.

➤➤ Tham khảo chi tiết: Quy định về địa chỉ trụ sở công ty

4. Một địa chỉ có thể đăng ký nhiều công ty không?

Có thể. Trên thực tế, 1 địa chỉ có thể đăng ký làm trụ sở chính cho nhiều doanh nghiệp, công ty khác nhau. 

5. Căn hộ chung cư có được đăng ký kinh doanh không?

Căn hộ chung cư chỉ được dùng để ở không được đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp có thể đăng ký kinh doanh, đặt trụ sở tại các căn hộ cho phép kinh doanh thương mại như căn hộ văn phòng officetel, căn hộ shophouse…

6. Địa chỉ công ty không có số nhà thì ghi theo dạng nào?

Địa chỉ công ty không có số nhà thì có thể ghi theo dạng sau: thôn Đông, xã An Hải, huyện Lý Sơn, Quảng Ngãi.

Lưu ý là trường hợp này, công ty của bạn cần thực hiện thêm thủ tục xin giấy xác thực chứng minh địa điểm chưa có số nhà, tên đường cụ thể tại địa phương. 

7. Một công ty được đăng ký mấy trụ sở?

Một công ty chỉ được đăng ký một trụ sở chính. 

8. Doanh nghiệp không gắn bảng hiệu công ty tại trụ sở chính có sao không?

Nếu doanh nghiệp không treo bảng hiệu tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh sẽ bị xử phạt hành chính từ 30.000.000 – 50.000.0000 đồng và khi cán bộ thuế kiểm tra có thể sẽ bị khóa mã số thuế.