Hồ sơ & thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

Chi tiết về hồ sơ và thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành công ty cổ phần, công ty TNHH, công ty hợp doanh… Và những lưu ý khi chuyển hộ kinh doanh lên doanh nghiệp. Cùng Luật An Tín tìm hiểu ngay trong bài viết này.

Hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành công ty/doanh nghiệp

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 27 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành công ty cổ phần, công ty TNHH 1 thành viên, 2 thành viên trở lên hay công ty hợp doanh… về cơ bản đều gồm có các giấy tờ sau:

• Bản chính giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cá thể. 
• Bản sao có công chứng giấy chứng nhận đăng ký thuế.
• Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp.
• Điều lệ của công ty sau chuyển đổi.
• Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh), danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần).
• Văn bản ủy quyền (trường hợp người đại diện theo pháp luật cử người khác nộp hồ sơ).
• Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của các thành viên, cổ đông góp vốn, của người đại diện theo pháp luật và người được ủy quyền nộp hồ sơ (nếu có).

➤➤ Tải miễn phí: Hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp.

Lưu ý:

Đối với trường hợp thành viên hoặc cổ đông góp vốn thành lập công ty là tổ chức thì cần bổ sung thêm bản sao hợp lệ giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập hoặc các tài liệu tương đương khác. Và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền sẽ đại diện quản lý phần vốn góp của các thành viên/cổ đông góp vốn.

Hướng dẫn thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp/công ty

Quy trình thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp được thực hiện theo 5 bước sau:

➤ Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành công ty

Bạn chuẩn bị 1 bộ hồ sơ như Luật An Tín đã chia sẻ ở trên.

➤ Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) tỉnh/thành phố

Có 3 cách nộp hồ sơ như sau:

• Cách 1: Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính.
• Cách 2: Nộp qua mạng (online) trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Cách 3: Nộp qua đường bưu điện (dịch vụ bưu chính Việt Nam).

———-

Một số lưu ý khi nộp hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp trực tuyến:

• Để nộp hồ sơ, bạn phải sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
• Sau khi có thông báo hồ sơ hợp lệ, bạn phải mang hồ sơ gốc đến nộp lại tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố.

➤ Bước 3: Sở KH&ĐT tiếp nhận, xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và trả kết quả

Trong vòng 5 – 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, cơ quan sẽ gửi thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối.

➤ Bước 4: Thực hiện giải thể (chấm dứt hoạt động) hộ kinh doanh cá thể

Phòng Đăng ký kinh doanh phải gửi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao) và giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (bản chính) đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi mà hộ kinh doanh cá thể đặt trụ sở chính để thực hiện chấm dứt hoạt động giải thể hộ kinh doanh cá thể.

Thời gian thực hiện: Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

➤ Bước 5: Công bố thông tin doanh nghiệp

Công ty tiến hành đăng thông báo thành lập doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thành lập doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Vấn đề cần lưu ý khi chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể lên công ty

1. Lưu ý các vấn đề về thuế

Hộ kinh doanh cá thể cần lưu ý 2 vấn đề về thuế sau đây khi chuyển đổi lên thành mô hình doanh nghiệp:

2. Lưu ý thực hiện các thủ tục pháp lý sau chuyển đổi

Sau khi chuyển đổi từ HKD thành công (tức đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp), doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện các thủ tục pháp lý sau:

• Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu và nộp tờ khai lệ phí môn bài.
• Khắc con dấu pháp nhân, làm bảng hiệu công ty.
• Mua chữ ký số (token).
• Đăng ký mở tài khoản ngân hàng.
• Mua & thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
• Đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động.
• Hoàn tất các điều kiện khi thành lập doanh nghiệp như: vốn, chứng chỉ, giấy phép con… 

➤➤ Tham khảo chi tiết: Công ty mới thành lập cần làm những gì? 

Lợi ích khi hộ kinh doanh chuyển lên doanh nghiệp

Dưới đây là 6 lợi ích khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh cá thể thành doanh nghiệp:

• Có con dấu, được xuất hóa đơn và có tư cách pháp nhân.
• Dễ dàng vay vốn từ ngân hàng hoặc huy động vốn từ nhiều tổ chức/cá nhân.
• Không bị giới hạn về lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh như hộ kinh doanh cá thể (trừ các ngành nghề bị pháp luật cấm). 
• Có thể mở rộng quy mô hoạt động thông qua việc mở địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh.
• Chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn điều lệ công ty, nhờ đó giảm thiểu rủi ro cho chủ sở hữu.
• Nhận được nhiều chính sách hỗ trợ từ nhà nước như:
  • Miễn lệ phí môn bài trong thời hạn 3 năm tính từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.
  • Miễn lệ phí nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp lần đầu.
  • Miễn phí công bố nội dung đăng ký thành lập doanh nghiệp lần đầu trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. 
  • Miễn phí hướng dẫn các thủ tục hành chính về thuế, chế độ kế toán trong thời hạn 3 năm tính từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.
  • Miễn, giảm thuế thu nhập cá nhân (TNDN) có thời hạn theo quy định của pháp luật về thuế TNDN.
  • … 

Bên cạnh những lợi ích trên thì khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành công ty/doanh nghiệp cũng có những hạn chế, cụ thể như sau:

• Chi phí quản lý và vận hành cao hơn do cơ cấu hoạt động của doanh nghiệp phức tạp hơn, nhiều phòng ban hơn so với hộ kinh doanh cá thể.
• Kê khai, đóng nhiều loại thế hơn, ví dụ như: thuế GTGT, thuế TNDN, thuế môn bài, thuế xuất nhập khẩu…
• Sổ sách kế toán phức tạp, doanh nghiệp phải nộp báo cáo hàng quý, hàng năm.
• …

➤➤ Tham khảo thêm: Các loại thuế doanh nghiệp phải nộp sau khi thành lập.

Trên đây là thông tin về hồ sơ, thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh cá thể thành doanh nghiệp/công ty. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc cần giải đáp hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp có thể liên hệ ngay với Luật An Tín theo số hotline 0972.006.222 (Miền Bắc) – 090.758.1234 (Miền Trung) – 0902.553.555 (Miền Nam) để được hỗ trợ nhanh chóng và miễn phí.

Câu hỏi thường gặp khi chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

1. Thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty/doanh nghiệp gồm mấy bước?

Quy trình thực hiện thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh lên công ty gồm có 5 bước, cụ thể như sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành công ty.
• Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) tỉnh/thành phố.
• Bước 3: Sở KH&ĐT tiếp nhận, xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và trả kết quả.
• Bước 4: Thực hiện giải thể (chấm dứt hoạt động) hộ kinh doanh cá thể.
• Bước 5: Công ty tiến hành đăng thông báo thành lập doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thành lập doanh nghiệp.

➤➤ Tham khảo chi tiết: Thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp/công ty.

2. Chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp cần những giấy tờ gì?

Hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp gồm các giấy tờ sau: bản gốc giấy chứng nhận đăng ký HKD; bản sao công chứng hợp lệ giấy chứng nhận đăng ký thuế; giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty; danh sách các thành viên/cổ đông…

➤➤ Tham khảo chi tiết: Hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành công ty.

3. Lợi ích khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp là gì?

Một số lợi ích khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên công ty gồm: có con dấu, được xuất hóa đơn, có tư cách pháp nhân; dễ vay vốn từ ngân hàng hoặc huy động vốn từ nhiều tổ chức/cá nhân; có thể mở rộng quy mô hoạt động nhờ vào việc mở địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh; chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn điều lệ công ty; nhận được những chính sách hỗ trợ từ nhà nước… 

➤➤ Tham khảo chi tiết: Lợi ích khi hộ kinh doanh chuyển lên doanh nghiệp.

4. Cơ quan nào tiếp nhận hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể lên công ty/doanh nghiệp?

Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi dự định đặt trụ sở chính là nơi tiếp nhận hồ sơ và cấp giấy chứng đăng ký doanh nghiệp khi hộ kinh doanh chuyển đổi.

5. Chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp có được giữ nguyên mã số thuế cũ không?

Không. Doanh nghiệp sau khi được chuyển đổi từ hộ kinh doanh sẽ được cấp mã số thuế mới theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, mã số thuế của hộ kinh cũ sẽ chấm dứt hiệu lực và được tiếp tục sử dụng làm mã số thuế cá nhân của chủ hộ kinh doanh.

6. Thời gian hoàn thành thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên công ty là bao lâu?

Trong thời gian 5 – 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ hợp lệ.

7. Doanh nghiệp được chuyển đổi từ hộ kinh doanh cá thể có được miễn lệ phí môn bài không?

Có. Doanh nghiệp khi được chuyển đổi từ hộ kinh doanh cá thể sẽ được miễn lệ phí môn bài trong thời hạn 3 năm kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.